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Mesures de soutien pour les associations et fondations

Publié le 06.11.2020

Fonds de solidarité, prêt garanti par l'état, allocation d'activité partielle aux associations employeuses, assemblées générales et organes dirigeants collégiaux, procuration notariée à distance... Toutes les Mesures de soutien du Confinement Saison 2 pour le secteur associatif.

Suite à l’annonce du Président de la République Française et du premier Ministre, Jean Castex, découvrez l’ensemble des mesures de soutien du confinement saison 2 de soutien applicables pour les associations et fondations, ainsi qu’aux acteurs de la philanthropie :

  1. Fonds de solidarité < mise à jour du 6 janvier 2021 >
  2. prêt garanti par l’état
  3. Allocation d’activité partielle ouverte aux associations employeuses
  4. Report du paiement des cotisations sociales et patronales
  5. Report du paiement des échéances fiscales
  6. Procuration notariée à distance < mise à jour du 26 novembre 2020>
  7. Assemblées générales et organes dirigeants collégiaux < mise à jour du 6 janvier 2021 >

Pour être au courant de l’évolution de ces mesures au vu du contexte sanitaire et social, inscrivez-vous au plus vite à notre newsletter en cliquant ici. Toutes les actualités, décryptages, études et ressources sur la crise Covid-19 sont disponibles par ce lien ci.

Vous pouvez également retrouver la synthèse des mesures par le Secrétariat chargé de l’ESS et responsable : Synthèse des mesures de soutien en faveur des organisations de l’ESS

 

1. Mesures du confinement saison 2 : Fonds de solidarité[1] pour les mois de septembre, octobre et novembre 2020

Quels textes ?

Décret n° 2020-1328 du 2 novembre 2020 relatif au fonds de solidarité à destination des entreprises particulièrement touchées par les conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation

Décret n° 2020-371 du 30 mars 2020 relatif au fonds de solidarité à destination des entreprises particulièrement touchées par les conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation

Où trouver des informations sur cette mesure du confinement saison 2 ?

Sites du ministère de l’économie et des finances https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/fonds-de-solidarite-pour-les-tpe-independants-et-micro#

Synthèse du Secrétariat chargé de l’ESS : cliquez ici pour la télécharger.

Quels sont les organismes concernés par cette mesure ?

Sont concernées, notamment, les personnes morales de droit privé (associations régies par la loi 1901, fonds de dotation, …) qui remplissent les conditions suivantes :

  • emploient au moins un salarié ou bien sont assujetties aux impôts commerciaux ;
  • emploient au plus 50 salariés ;
  • ont débuté leur activité avant le 31 août 2020 pour les pertes de septembre 2020 ou le 30 septembre 2020 pour les pertes d’octobre, de novembre et de décembre 2020.

Il est à noter que pour la détermination du chiffre d’affaires ou de recettes nettes, il convient de prendre en compte les éléments suivants : total des ressources de l’association moins [dons des personnes morales de droit privé + subventions d’exploitation + subventions d’équipement + subventions d’équilibre].

  • ont subi une baisse du chiffre d’affaires au cours d’une fermeture administrative suite à une interdiction de recevoir du public entre le 25 septembre 2020 et le 31 octobre 2020 ;
  • ont subi une perte de chiffre d’affaires d’au moins 50 % durant la période comprise entre le 1er novembre 2020 et le 30 novembre 2020
  • ont subi une perte de chiffre d’affaires d’au moins 50 % durant la période comprise entre le 1er décembre et le 31 décembre 2020.

La perte de chiffre d’affaires est déterminée en calculant la différence entre :

  • le chiffre d’affaires au cours de la période d’interdiction d’accueil du public à l’exception du chiffre d’affaires réalisé sur les activités de vente à distance avec retrait en magasin ou livraison ;
  • et
    • soit le chiffre d’affaires durant la même période de l’année précédente ;
    • soit le chiffre d’affaires mensuel moyen de l’année 2019 et ramené sur le nombre de jours d’interdiction d’accueil du public. Si l’organisme est créé entre le 1er juin 2019 et le 31 janvier 2020, le chiffre d’affaires mensuel moyen sur la période comprise entre la date de création de l’entreprise et le 29 février 2020 ; si l’organisme est créé
      entre le 1er février 2020 et le 29 février 2020, le chiffre d’affaires réalisé en février 2020 ; si l’organisme est créé après le 1er mars 2020, le chiffre d’affaires mensuel moyen réalisé entre le 1er juillet 2020, ou à défaut la date de création de l’organisme, et le 31 août 2020 pour les pertes de septembre 2020 ou le 30 septembre 2020 ou le 31 octobre 2020 pour les pertes d’octobre, novembre ou de décembre 2020.

Il est à noter que pour les pertes réalisées sur les mois de septembre et d’octobre 2020 le chiffre d’affaires mensuel est ramené sur le nombre de jours d’interdiction d’accueil du public.

Quel montant ?

Les personnes morales de droit privé peuvent obtenir :

  • pour les pertes subies au cours des mois de septembre et octobre 2020 en raison de l’interdiction de recevoir du public, une subvention égale au montant de leur perte de chiffre d’affaires dans la limite de 333 euros par jour d’interdiction d’accueil du public ;
  • pour les pertes subies au cours du mois de novembre 2020 en raison de l’interdiction de recevoir du public, une subvention égale au montant de leur perte de chiffre d’affaires variant de 1 500 à 10 000 € selon le secteur d’activité.
  • pour les pertes subies au cours du mois de décembre 2020 en raison de l’interdiction de recevoir du public, une subvention égale au montant de le perte du chiffre d’affaires variant de 1 500 à 10 000 € (ou entre 15 % et 20 % du chiffre d’affaires si plus favorable) selon le secteur d’activité.

Il est à noter que pour les pertes de chiffre d’affaires subies au cours du mois d’octobre 2020, des subventions d’un montant variant entre 1 500 et 10 000 € sont aussi prévues selon que l’organisme est situé dans une zone ayant subi un couvre-feu ou non et selon le type d’activité (notamment celle de l’hôtellerie, la restauration, le tourisme, l’événementiel, le sport ou encore la culture)[2].

Comment faire la demande ?

Une demande d’aide est déposée pour chaque période mensuelle, soit les mois de septembre et d’octobre, au cours de laquelle l’organisme a fait l’objet d’une interdiction d’accueil du public. Cette demande est réalisée par voie dématérialisée dans un délai de deux mois après la fin de la période mensuelle considérée, soit à partir du 20 novembre 2020 pour le mois d’octobre et à partir de début décembre le mois de novembre sur le site de la Direction des finances publiques https://formulaires.impots.gouv.fr/formulaire/

La demande est accompagnée de justificatifs. Il s’agit notamment d’une déclaration sur l’honneur attestant que l’organisme remplit les conditions prévues par le présent décret et l’exactitude des informations déclarées, ainsi que l’absence de dette fiscale ou sociale impayée au 31 décembre 2019, à l’exception de celles bénéficiant d’un plan de règlement ; d’une déclaration indiquant si l’organisme emploie au moins un salarié ou est assujetti aux impôts commerciaux ; d’une estimation du montant de la perte de chiffre d’affaires ; les coordonnées bancaires de l’organisme.

 


2. Mesures du confinement saison 2 : Prêt garanti par l’Etat

Quels textes ?

  • LOI n° 2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020. Article 6.
  • Arrêté du 23 mars 2020 accordant la garantie de l’Etat aux établissements de crédit et sociétés de financement en application de l’article 4 de la loi n° 2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020
  • Fiche d’information du 14 avril 2020 des Ministères de l’Education nationale et de la jeunesse et de l’Economie et des Finances sur la Mise en œuvre du dispositif de Prêts Garantis par l’Etat (PGE) – Définition du chiffre d’affaire des associations et fondations : précisions de calcul, fournies à partir du plan comptable national.

Où trouver des informations ?

Site Association.gouv : https://www.associations.gouv.fr/le-pret-garanti-par-l-etat-accessible-aux-associations.html

Site du Ministère de l’économie et des finances : https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/pret-garanti-par-letat

Quels sont les organismes éligibles ?

Sont notamment éligibles les fondations reconnues d’utilité publique, les associations reconnues d’utilité publique, les associations régies par la loi 1901 :

  • qui sont inscrites au répertoire des entreprises et leurs établissements [26]
  • et qui
    • soit emploient un salarié ;
    • soit paient des impôts ;
    • soit perçoivent une subvention publique.

A noter : Pour les associations disposant d’un budget inférieur à 10 M€, les banques se sont engagées à apporter une réponse dans un délai de 5 jours.

Quel plafond de prêt garanti par l’Etat ?

  • pour les organismes créés avant le 1erjanvier 2019, jusqu’à 25 % du « chiffre d’affaires » de l’année 2019 ou de la dernière année disponible (les comptes indiqués ci-dessous correspondent à la classification comptable issue du nouveau règlement comptable ANC n° 2018-06), soit

Plus :

Ensemble des ressources de l’organisme, soit :

  • ventes de « prestations de services » (compte 706) +
  • vente de « marchandises » (compte 707) +
  • réalisation de la vente d’un « don en nature » (compte 7073) +
  • produits de « parrainages[27]» (compte 7063) +
  • cotisations sans contreparties[28](compte 7561) +
  • cotisations avec contreparties (compte 7562) +
  • produits de tiers financeurs (financements sans contreparties directes) +
  • concours publics[29](comptes 73 ou pour les années 2018-2019 comptes 74 classification ancien règlement comptable)[40] +
  • dons manuels[41]des personnes morales et physiques (compte 75411 ou compte 7552[42])+
  • libéralités (compte 7543 « Legs, donations et assurances-vie ») +
  • autres contributions financières[43](compte 7551 « contributions financières d’autres organismes » si visent activités courantes de l’organisme ou compte 7788 « contributions financières exceptionnelles d’autres organismes »).

Moins :

  • ressources liées au mécénat d’entreprise : dons des personnes morales de droit privé assujetties aux impôts commerciaux (compte « mécénat » 7542 pour dons en numéraire[44]ou pour les années 2018-2019 aux comptes « dons » classification ancien règlement comptable[45]) et des fondations d’entreprise (compte 7551 « contributions financières d’autres organismes) 
  • subventions d’exploitation[46](compte 74) 
  • quotes-parts des subventions d’investissement reprises au compte de résultat (compte 777) 
  • subventions d’équilibre (compte 7715). 

Attention : la convention de produit partage revêt soit la forme de mécénat, dans ce cas elle viendra en moins, soit la forme de parrainage, dans ce cas, elle viendra en plus. Quand parmi les autres contributions financières il y a des dons émis par une fondation d’entreprise, ceux-ci viendront en moins.

Il est à noter que ce calcul est opéré indépendamment de la classification comptable retenue (ancien ou nouveau plan applicable aux associations, fondations ou fonds de dotation) [47] ; les entités qui enregistrent dans le même poste comptable les ressources issues, d’une part du mécénat des entreprises, et d’autre part des particuliers, doivent procéder à une ventilation entre ces deux types de ressources pour définir le chiffre d’affaires éligible.

Il est à noter encore que si les comptes 2019 certifiés ne sont pas disponibles, il est possible d’utiliser une attestation d’expert-comptable/commissaire aux comptes. Si cela n’est pas possible, il convient d’utiliser les comptes 2018 certifiés.

 

  • pour les organismes créés après le 1erjanvier 2019, la masse salariale estimée sur les deux premières années d’activité.

Il est à noter que cette masse salariale est obtenue par le calcul de la moyenne mensuelle de la masse salariale brute (hors cotisation à charge de l’employeur) depuis la création de l’entreprise et de la multiplier par 24 pour obtenir le montant autorisé pour le prêt garanti par l’Etat.

Quelles caractéristiques pour le prêt ?

Les prêts sont accordés par les établissements de crédits et les sociétés de financement pour les prêts qui répondent aux caractéristiques suivantes :

  • un différé de remboursement variant entre 12 et 24 mois (en pratique, il n’y aura donc aucun coût les deux premières années) ;
  • une clause donnant aux emprunteurs la faculté, à l’issue de la première année, de les amortir sur une période additionnelle variant de une à 10 années.

Quelle garantie accordée par l’Etat ?

La garantie de l’Etat couvre 90 % du montant du capital, intérêts et accessoires restant dus de la créance jusqu’à la déchéance de son terme pour les organismes qui, lors du dernier exercice clos, ou s’ils n’ont jamais clôturé d’exercice, au 16 mars 2019, emploient en France moins de 5 000 salariés et réalisent un « chiffre d’affaires (tel que défini précédemment) » inférieur à 1,5 milliard d’euros ;

Quel délai d’application ?

La garantie de l’Etat est accordée pour les prêts consentis entre le 16 mars 2020 et le 30 juin 2021.

Quel coût ?

Des taux négociés avec les banques françaises compris entre 1 et 2,5%, garantie de l’Etat comprise.

 


3. Mesures du confinement saison 2 : L’allocation d’activité partielle ouverte aux associations employeuses

Dans le cadre de la crise liée à l’épidémie du COVID-19, le Gouvernement a officiellement annoncé que le secteur associatif bénéficierait du dispositif de chômage partiel dans les mêmes conditions que les entreprises. Sauvegarder les structures associatives est fondamental, tant pour la relance économique que pour la vitalité des solidarités dans les territoires, dont on perçoit toute la pertinence actuellement.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux associations employeurs éligibles à l’allocation d’activité partielle : principes, caractéristiques et modalités sur le site du Ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et des sports : https://www.associations.gouv.fr/l-allocation-d-activite-partielle.html


4. Cotisations sociales et patronales dans le cadre du reconfinement : 

4.1 Report du paiement des cotisations sociales et patronales

 Les associations ou fondations employeuses ayant une activité économique peuvent reporter tout ou partie du paiement de leurs cotisations salariales et patronales pour les échéances des 5 et 15 novembre 2020. Les déclarations doivent néanmoins être déposées aux dates prévues. Le report de cotisations Urssaf vaut également pour les cotisations de retraite complémentaire.

A noter : aucune pénalité ni majoration de retard ne sera appliquée.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux conditions et modalités de report des échéances de cotisation sociales sur le site de l’URSSAF : https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/toute-lactualite-employeur/mesures-exceptionnelles-pour-les.html

 

4.2 Exonération des cotisations sociales et patronales des secteurs les plus touchés par l’épidémie de covid

Les associations ou fondations employeuses ayant une activité économique relevant de l’économie sociale et solidaire peuvent bénéficier de l’exonération covid et de l’aide au paiement sur les cotisations sociales et patronales.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux conditions et modalités d’exonération et d’aide au paiement de cotisation sociales sur le site de l’URSSAF dans une FAQ : https://mesures-covid19.urssaf.fr/faq

 


5. Mesures du confinement saison 2 : Report du paiement des échéances fiscales

Les associations et fondations ayant une activité économique peuvent demander le report du paiement de leurs impôts directs.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux conditions et modalités de report des échéances fiscales sur le site du Ministère de l’économie, des finances et de la relance : https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/delais-de-paiement-decheances-sociales-et-ou-fiscales-urssaf  et dans une FAQ sur le site de la DGFIP : https://www.impots.gouv.fr/portail/files/media/cabcom/covid19/faq_mesures_aide/20201019-nid_13644_faq_dgfip.pdf

Les associations et fondations, propriétaires et exploitantes de leur local commercial ou industriel, ayant une activité économique peuvent demander le report de 3 mois du paiement de la taxe foncière prévue pour le 15 octobre 2020.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux conditions et modalités de report de paiement de la taxe foncière sur le site du Ministère de l’économie, des finances et de la relance : https://www.economie.gouv.fr/possibilites-report-paiement-taxes-foncieres-entreprises-touchees-nouvelles-mesures-sanitaires

 


6. Procuration notariée à distance

Quel texte ?

Décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 instaurant la procuration notariée à distance.

Quelle procédure ?

Le notaire peut établir une procuration authentique sur support électronique lorsque l’une ou toutes les parties à cet acte ne sont pas présentes devant lui.

Le notaire doit utiliser un système de traitement, de communication et de transmission de l’information qui garantit l’identification des parties, l’intégrité et la confidentialité du contenu et agréé par le Conseil supérieur du notariat pour

  • Echanger des informations nécessaires à l’établissement de l’acte ;
  • Recueillir le consentement de la ou des parties qui ne sont pas présentes ;
  • Recueillir simultanément la signature électronique de cette ou ces parties qui ne sont pas présentes au moyen d’un procédé de signature électronique qualifiée répondant aux exigences du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique.

L’acte est parfait lorsque le notaire y appose sa signature électronique qualifiée.

Quel délai d’application ?

Le décret est entré en vigueur depuis le 22 novembre 2020 et n’est pas limité dans le temps.

 


7. Mesures sur les assemblées générales et organes dirigeants collégiaux

Mesures qui ont pour but de simplifier et d’adapter les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ( loi Covid-19, art. 11, 2°- f)

Quels textes ?

Ordonnance n° 2020-321 parmi les ordonnances du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020

A venir Décret d’application de l’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020

Décret no 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du décret no 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret no 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid19

Quel contexte ?

Le rapport présenté au Président de la République précise qu’il s’agit de permettre aux organes décisionnaires qui sont confrontés « à la difficulté – si ce n’est l’impossibilité – de se réunir en raison des mesures prises pour lutter contre la propagation du covid-19 » de pouvoir fonctionner.

Quels sont les organismes concernés par ces mesures ?

Sont notamment concernés par cette mesure les fondations reconnues d’utilité publique, les associations reconnues d’utilité publique, les associations régies par la loi 1901 et les fonds de dotation.

Pour quelles instances de décision ?

Il s’agit de l’ensemble des assemblées, telles que les assemblées générales ordinaire et extraordinaire des organismes et l’ensemble des organes collégiaux, tels que les conseils d’administration, de surveillance et directoire[3].

Quand ces mesures sont-applicables ?

Ces mesures sont applicables aux assemblées et aux conseils d’administration et de surveillance tenue à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 1er avril 3021 (avec faculté de proroger par voie ded décret en Conseil d’Etat jusqu’au 30 juillet 2021).

 

7.1 Mesures qui concernent plus particulièrement les assemblées générales

L’assemblée peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle, soit par voie de consultation écrite.

Quel contexte ?

L’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires faisant obstacles à la présence physique à l’assemblée de ses membres.

Il est à noter que l’impossibilité de la présence physique des membres à l’assemblée doit être appréciée « in concreto », c’est-à-dire en fonction des caractéristiques propres à chaque rassemblement. Il s’agit en particulier du nombre de membres habituellement présents à l’assemblée et la capacité à accueillir ces membres dans le respect des règles sanitaires. 

Il est à noter encore que le procès-verbal de l’assemblée devra porter mention de la tenue de l’assemblée par conférence téléphonique, par conférence audiovisuelle ou par  voie de consultation écrite.

Qui est habilité à prendre la décision ?

Il s’agit de l’organe compétent de la structure pour convoquer l’assemblée ou son délégataire.

Il est à noter que la délégation peut désormais être donnée à toute personne et non plus seulement au représentant légale du groupement. Etant précisé que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée demeure responsable de la décision prise par la personne qu’il délègue.

Il est à noter encore qu’il est prévu que lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée délègue cette compétence au délégataire, la délégation est établie par écrit (papier ou électronique) et précise la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire (suivant le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et à confirmer par le Décret à venir sur l’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020).

Pour quels objets de décision ?

Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?

Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

 

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

  • Décision prise par voie de conférence téléphonique ou par voie audiovisuelle.

Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou le délégataire qui convoque l’assemblée peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Dans ce cas, il conviendra d’en faire mention dans le procès-verbal de l’assemblée.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Il est à noter enfin que l’instance ou le délégataire pour convoquer l’assemblée peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

Décision prise par voie de consultation écrite.

L’instance ou le délégataire qui convoque l’assemblée peut décider que les membres peuvent voter par correspondance quelle que soit la décision relevant de la compétence de l’assemblée.

Il est à noter qu’il est possible de recourir au vote par correspondance même si normalement il doit être expressément prévu dans les statuts ou qu’une clause statutaire l’interdit.

Le vote par correspondance intervient :

  • Soit dans les conditions prévues par les statuts quand ce mode de vote est prévu ;
  • Soit par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans les documents qui leur sont adressés.

En pratique, l’organe compétent ou son délégataire adresse, par écrit, à chacun des membres de l’assemblée, ainsi qu’aux autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée, le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information. Il précise également dans quel délai les membres doivent répondre.

Il est à noter que le délai fixé pour répondre ne peut être inférieur à quinze jours à compter de l’envoi aux membres des documents précités.

Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.

Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire. Ce procès-verbal mentionne :

  • La date des décisions ;
  • Le texte des décisions proposées ;
  • Les documents adressés aux membres de l’assemblée en application du premier alinéa ;
  • La date à laquelle les documents et informations mentionnés au premier alinéa ont été adressés aux membres de l’assemblée et le délai qui leur a été imparti pour répondre ;
  • L’identité des membres de l’assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d’échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d’eux ;
  • Pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite

 

Quels moyens de convocation ?

Les membres et toutes les autres personnes ayant leur droit d’y assister, sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.

Dans ce cas, il conviendra d’en faire mention dans le procès-verbal de l’assemblée.

Attention : Si l’autorité compétente ou le délégataire a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou encore par consultation écrites, les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

A l’inverse, si l’autorité compétente ou le délégataire, après avoir d’abord décidé d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou encore par consultation écrites, décide finalement que les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister peuvent être présents physiquement à l’assemblée et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette dernière décision, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière.

Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur).

Il est à noter enfin que l’instance ou le délégataire pour convoquer l’assemblée peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leur mandat par message électronique à l’adresse indiquée à cet effet dans la convocation à condition que les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts permettent aux membres de l’assemblée de l’assemblée de se faire représenter.

 

7.2. Mesures qui concernent plus particulièrement les conseils d’administration ou de surveillance

Le conseil d’administration ou de surveillance peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.  Les décisions peuvent être prises également par le biais d’une consultation écrite.

 

  • Si le conseil se tient par conférence téléphonique ou audiovisuelle

Pour quels objets de décision ?

Le conseil d’administration ou de surveillance peut statuer sur l’ensemble des décisions relevant de sa compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme.

Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres qui participent au conseil d’administration ou de surveillance au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui permet leur identification et garantit leur participation effective sont réputés présents aux réunions.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

 

  • Si les décisions sont prises par voie de consultation écrite

Pour quels objets de décision ?

Le conseil d’administration ou de surveillance peut statuer sur l’ensemble des décisions relevant de sa compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’organisme, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Si les décisions sont prises par voie de consultation écrite, il est nécessaire que les conditions dans lesquelles se déroulent la consultation, en particulier les délais, permettent d’assurer la collégialité de la délibération.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

 

 

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[1] En lien avec la Mesure 6 : Mesure d’aide directe ou indirecte aux personnes morales exerçant une activité économique ou aux associations par la mise en place d’un fonds de solidarité (loi covid-19, art. 11, I-1°, a)

[2] Liste des activités concernées dans les annexes 1 et 2 du décret 2020-371 du 30-3-2020

[3] Cf, titre liminaire du Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

 

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