Rattaché.e à la Directrice de la Fondation, vous prendrez en charge le suivi administratif et juridique des dossiers de succession (legs, donations, assurances-vie), depuis leur ouverture et jusqu’à leur clôture, dans le respect des volontés des testateurs et des intérêts de la Fondation (Environ 30 dossiers par an).

– Administratif : ouvrir des dossiers de succession physiquement et informatiquement, mettre à jour les bases de données, préparer les dossiers pour l’acceptation ou la renonciation par les instances, archiver les dossiers ; gérer et céder les actifs dans les meilleures conditions ; assurer les relances auprès des différents interlocuteurs.

– Juridique : transmettre les pièces nécessaires au versement des assurances vie ; analyser le patrimoine successoral, les projets d’actes de succession et immobilier ; organiser les inventaires et les débarras.

– Relationnel : assurer le relais auprès de tous les acteurs impliqués dans les successions et donations, essentiellement notaires, compagnies d’assurance, agences immobilières, colégataires.

– Suivi financier : mettre à jour, en lien avec la comptabilité et la direction, et sous le contrôle du CAC, le « tableau des legs » (Excel) ; obtenir les justificatifs nécessaires à la bonne tenue de la comptabilité et à la traçabilité des opérations.

Outre la gestion des dossiers de succession, vous assurerez le secrétariat de la Fondation :

– Gérer les appels téléphoniques et l’agenda du Président.

– Gérer la boîte mail de la Fondation (environ 20 messages par jour).

– Envoyer les convocations, assurer la transmission des dossiers et du lien de visioconférence, archiver les documents pour les Conseils d’administration, la dizaine de réunions du Bureau de la Fondation et la quarantaine de réunions des divers comités.

– Suivre les charges immobilières de la Fondation, en lien avec la responsable de l’immobilier et la comptabilité.

– Assurer les liens avec les entités sœurs et les partenaires institutionnels.

Progressivement, sous la responsabilité de la Directrice financière, vous gérerez, en lien avec le courtier, les assurances des biens et des personnes impliquées dans le Mouvement ATD Quart Monde.

– Suivre les contrats

– Tenir à jour les biens assurés : locaux et flotte de véhicules

– Suivre les sinistres

– Assurer le lien avec les équipes et les comptabilités

Votre profil

– Expérience dans un office notarial ou un service libéralité requise, des notions juridiques en matière de libéralité, seraient un plus

– Maîtrise des outils bureautiques

– Rigueur dans le traitement des dossiers

– Aisance relationnelle

– Capacité de négociation

Contact : jean-pierre.gras@atd-quartmonde.org