Missions

Rattaché·e à la directrice administrative et financière et en appui de la déléguée générale, en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe (13 personnes), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et logistique de la Fondation. Vos principales missions seront les suivantes :

Gestion administrative générale

• Secrétariat de direction : gestion d’agenda, accueil (téléphonique et physique), organisation de réunions.
• Traitement du courrier entrant et sortant.
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers (papier et numérique)
• Gestion des fournitures de bureau (commandes,fournitures).
• Gestion des formalités administratives de la gouvernance et des démarches administratives auprès des autorités de tutelle et auprès des banques.
• Gestion et diffusion des comptes rendus de réunions de la gouvernance
• Élaboration des planning de congés et de réunions de l’équipe et de la gouvernance.
• Appui au service donateurs pour la gestion des reçus fiscaux et les réponses aux donateurs

Appui à la gestion budgétaire

• Suivi des factures et des engagements de dépenses et des financements.
• Participation à la préparation budgétaire annuelle.
• Mise à jour régulière des tableaux de suivi budgétaire.
• Relations avec les fournisseurs et prestataires : commandes, livraisons, contrats et suivi des prestations, tenue à jour des fournisseurs.

Appui aux événements et à la vie collective

• Participation à l’organisation logistique des événements internes et externes (Journée des fondations, rencontres partenaires, séminaires, événements donateurs) : réservation salle, traiteur, transports, badges, matériel informatique et vidéo, etc.)

Profil recherché

Savoir-faire

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite office et google au minimum ).
• Une expérience de la  gestion administrative et budgétaire.
• Une expérience en gestion de prestataires et en appui évènementiel.
• Une expérience et le goût de la relation donateurs/clients
• Une expérience dans le secteur associatif ou philanthropique serait un atout.

Savoir-être

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Polyvalence, réactivité et capacité à prioriser.
• Esprit d’équipe, aisance relationnelle et discrétion.
• Sens du service et engagement pour les causes sociales.

Formation et expérience

• Formation bac+2 minimum (type BTS Support à l’action managériale,…).
• Expérience confirmée d’au moins 3 à 5 ans sur un poste similaire.

Ce que la Fondation Caritas France vous propose :

• Poste en CDI à temps plein
• Télétravail possible (1 jours par semaine)
• Mutuelle « Famille »
• Ticket Restaurant : pris en charge par l’employeur de 60%
• Salaire : selon expérience

Candidature

Merci d’adresser votre candidature (CV + un document dans lequel vous illustrerez  trois savoir faire ou savoir être attendus par une expérience et qui comportera également une ou deux phrases expliquant votre motivation spécifique à rejoindre la Fondation Caritas France) à :
recrutement@fondationcaritasfrance.org
Objet : Candidature – Assistant·e administratif·ve