Assistant(e) administratif(ve)

L’Association Française des Fundraisers (AFF) est l’association des professionnels de la collecte de fonds et du mécénat. Elle a pour mission de renforcer les compétences en matière de collecte de fonds des organismes d’intérêt général agissant dans le secteur social, humanitaire, culturel, de l’enseignement supérieur ou encore de la recherche.

Ses actions principales reposent sur la formation, l’information, la promotion des pratiques de générosité, mais aussi le partage entre pairs. Elle organise régulièrement des conférences (5 / an), des formations (70 sessions /an) et des rencontres thématiques.

L’AFF coordonne également depuis 5 ans le Giving Tuesday dont l’objectif est de créer « La journée de la générosité » sous toutes ses formes en France sur tout le territoire.

Son réseau est composé de plus de 1 000 adhérents, il est animé au travers de temps forts, tout au long de l’année à Paris et en région, notamment grâce à des groupes et clubs sectoriels et métiers coordonnés par l’AFF et animés par des bénévoles engagés. Les adhérents sont au cœur de l’association qui a une vie associative très riche.

Les prochains grands évènements sont :

La conférence culture les 5 et 6 avril 2023
Le séminaire de juin qui aura lieu les 27, 28 et 29 juin 2023

Dans le cadre du développement de ses activités, l’AFF recherche un(e) assistant(e) administratif et un véritable office manager pour assister l’équipe administrative de façon transverse dans ses missions.

L’équipe de l’AFF est à taille humaine (13 personnes) qui interagit au quotidien avec un réseau de plus de 1 000 adhérents dans toute la France. De par ses missions, l’assistant administratif sera amené à travailler avec tous les services de l’association et tout particulièrement avec le service formation.

Nous sommes à la recherche d’une personne ouverte, curieuse et polyvalente, en capacité de travailler de manière transverse, pour rejoindre notre petite équipe dynamique.

MISSIONS

Missions liées à l’administration :

Gestion administrative des adhérents, acheteurs, participants des formations liées à leurs inscriptions aux différents évènements : Elaboration de documents administratifs : devis, convention, attestation jusqu’à leur facturation
Participer à la gestion administrative des sessions de formation dans le respect des procédures en vigueur et en lien avec les process qualité de la formation : réalisation de documents, de mise à jour des sessions de formation dans les différentes plateformes des OPCO….
Établir la facturation, saisie des règlements clients et gestion des relances.
Information aux adhérents, acheteurs, participants des formations (stagiaires)
Assurer la qualité de la base de données, en relation avec les différentes activités de l’association (formation, événementiel, animation de réseau).
Mettre à jour des reporting, élaborer des tableaux de bords et suivre des indicateurs de performance
Appui sur la gestion du site internet, de l’espace client en lien avec le CRM.
Appui logistique et accueil sur les évènements de l’association (l’Assemblée Générale de l’AFF, séminaire, conférences, formations et de l’animation du réseau…)

Office manager

Responsable de la vie du bureau : fournitures, préparations des réunions internes, aménagement des locaux, téléphone, courrier et mails, gestion d’agendas
Gestion des déplacements de l’équipe
Gestion des bureaux et des salles de réunion
Gestion des achats et fournisseurs
Exercer des tâches administratives quotidiennes (accueil téléphonique, courriers, classement, gestion de la boite info…)
Accueil et Accueil en présentiel des adhérents, stagiaires des formations et sur les évènements à l’AFF

FORMATION

Minimum Bac+2 (BTS assistant de gestion, d’administration)

PROFIL, COMPETENCES ET EXPERIENCE

Nous recherchons une personne ayant le sens du service, ayant cœur à travailler dans le secteur de l’intérêt général et partageant les valeurs de l’AFF (lien social, solidarité et partage, engagement, éthique, ouverture).

L’organisation, la rigueur, la maîtrise des outils bureautique et les compétences rédactionnelles sont indispensables dès la prise de ce poste.

La capacité à travailler en autonomie, tout en ayant l’esprit d’équipe sont des qualités recherchées pour travailler au sein de cette équipe dynamique et engagée

Au moins 2 ans d’expérience
Organisé(e) et rigoureux (se)
Excellent relationnel et sens du service
De nature curieux(se), créatif(ve) et orienté(e) solutions
Maitrise des outils bureautiques indispensable à la prise des fonctions : word, excel
Maîtrise de la messagerie Outlook
Bonne élocution et maîtrise de l’orthographe
Capacité d’apprentissage rapide de nouveaux outils de CRM/BDD/outil de gestion Grande polyvalence
Gestion des priorités et des urgences, autonomie, esprit d’initiative

MODALITES DU POSTE

CDI (temps plein, 39 h+ rtt)
Début : dès que possible à partir Mars/Avril 2023
Localisation : Paris 9^ème
Rémunération : selon profil
Avantages : 50% du titre de transport +tickets restaurants

Pour postuler, envoyer sous la référence en objet « CDI-ADMIN » :

CV + lettre de motivation à recrutement@fundraisers.fr